Wstęp

Dbając o poufność i przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z uczciwymi praktykami informacyjnymi i obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, informujemy, że administratorem danych osobowych klientów jest Kancelaria Notarialna Aleksandra Brzeźna, 50-260 Wrocław, ul. Jedności Narodowej 41/3A (dalej: Kancelaria). Przetwarzanie przez nas danych osobowych jest uregulowane Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (GDPR / RODO), a poniższa klauzula dostarczy informacji o rodzajach przetwarzanych danych osobowych, celach oraz sposobach ich przetwarzania.

Jak gromadzimy dane

Dane są pozyskiwane od klientów, gdy kontaktują się z Kancelarią i gdy podają nam dane i dokumenty niezbędne do przygotowania aktu notarialnego. Dane mogą też być uzyskane od osób trzecich, które są stroną umowy lub które są uprawnione do przekazania danych w imieniu osoby.

Dlaczego gromadzimy dane

Gromadzimy i wykorzystujemy twoje dane do następujących celów:
- Przygotowanie projektu umów.
- Przygotowanie aktu notarialnego.
- Przygotowywanie aktów poświadczenia dziedziczenia i europejskich poświadczeń spadkowych.
- Przygotowywanie innych czynności notarialnych.
- Przygotowywanie projektów aktów notarialnych obejmujących umowy i sporządzanych na podstawie wcześniejszego projektu aktów notarialnych obejmujących umowy.
- Prowadzenie dokumentacji kancelarii notarialnej wymaganej przepisami prawa.
- Kontakt ze stronami umowy.
- Pobieranie opłat i podatków.
- Rozliczeń, monitorowania płatności oraz windykacji należności.
- Dochodzenia roszczeń.

Jakie dane gromadzimy

Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych. Mogą one obejmować:
- imię i nazwisko, imiona rodziców,
- dane kontaktowe (adres e-mail, telefon, adres zamieszkania lub siedziby firmy),
- dane firmy (nazwa firmy, NIP, kraj),
- PESEL, seria i numer dowodu osobistego, data ważności dokumentu,
- obywatelstwo, data urodzenia i kraj urodzenia
- adres zamieszkania lub zameldowania,
- imię, nazwisko współmałżonka,
- pełnomocnictwo (Imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, data ważności, obywatelstwo, data urodzenia i kraj urodzenia, adres zamieszkania, lub zameldowania, dane notariusza, treść), dane pełnomocnika (imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, numer i seria dowodu osobistego, obywatelstwo, data urodzenia i kraj urodzenia),
- data, przedmiot umowy, rodzaj umowy, strona umowy, składniki majątku, rodzaj i wartość umowy lub transakcji,
- numery kont bankowych,
- informacja o złożeniu wniosku do sądu Wieczysto- Księgowego,
- rodzaje i kwoty podatków i opłat, daty zapłaty, daty i numery dokumentów,
- oznaczenia w rejestrach kancelarii wraz z numerami aktów notarialnych,
- numery, daty, wartości i treści faktur i innych dokumentów finansowo -księgowych,
- inne informacje wymagane przepisami prawa dotyczące osób biorących udział w czynnościach notarialnych oraz dane niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia czynności notarialnej.

Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych jest uregulowane Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO/GDPR), a przetwarzanie jest oparte na następujących przepisach:
1. Wykorzystujemy twoje dane osobowe, ponieważ przetwarzanie twoich danych osobowych jest niezbędne:
a) w celu realizacji zawartej umowy pomiędzy tobą a nami lub w celu podjęcia kroków do zawarcia umowy (zgodnie z Art. 6 (1) b GDPR).
b) w celu przestrzegania lub realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy zgodnie z art. 6 (1) c lub art. 9(2) b GDPR. W szczególności jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów:
- ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2020r., poz. 1192 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. z 2022r., poz. 111 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U. z 2021r., poz. 1043),
- ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2022r., poz. 1125),
- ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022r., poz. 931 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021r., poz. 217 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2022r., poz. 593 z późn. zm.),
c) w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (zgodnie z Art. 9(2) f GDPR)
d) do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią zgodnie z Art. 6 (1) f GDPR. Prawnie uzasadnione interesy koncentrują się głównie na:
- weryfikacja kontrahenta.
- monitorowanie płatności oraz windykacji należności.

Potencjalni odbiorcy i transfery międzynarodowe

W zakresie świadczonych usług, przetwarzane dane są objęte tajemnicą notarialną. Jednak informujemy, że dane osobowe mogą zostać przekazane lub udostępnione innym podmiotom. Do potencjalnych kategorii odbiorców mogą należeć:
- Strony umowy oraz inne osoby, które otrzymały dostęp do informacji za pośrednictwem stron umowy.
- Organy nadzorcze, podatkowe i inne instytucje i organy uprawnione o dostępu do danych na podstawie przepisów prawa.
- Dostawcy usług, którzy zajmują się utrzymaniem sprzętu i systemów informatycznych oraz przetwarzają dane na wyłączne polecenie administratora danych i są na podstawie umowy zobowiązane do ochrony powierzonych im danych.

Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa lub przez okres, jaki jest niezbędny do realizacji umowy lub realizacji innego celu przetwarzania.

Obowiązek przekazania danych osobowych

Podanie danych jest obowiązkowe i wynika z podanych powyżej przepisów prawa. Brak podania danych uniemożliwi nam świadczenie usług i wypełnienie ustawowych obowiązków nałożonych na kancelarie notarialne.

Przysługujące prawa

Masz prawo żądać dostępu do twoich danych osobowych. W wielu przypadkach masz także prawo żądać poprawienia twoich danych osobowych, usunięcia twoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania twoich danych osobowych oraz prawo do przenoszenia danych. Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu, jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku twojego sprzeciwu zaprzestaniemy dalszego przetwarzania twoich danych